Gestion des commandes

Gestion des commandes

À quoi sert ce menu

Le menu Gestion des commandes regroupe les actions utilisées par la fabrication pour créer, suivre, réceptionner et traiter les commandes de matières premières.

Figure 2 – Menu Gestion des commandes

Sous-menus disponibles

Menu	Description
Passer une commande	Créer une commande de MP à partir des OF disponibles
Consulter commandes	Voir les commandes créées, leur statut et leur détail
MP indépendante	Créer une commande pour une matière première seule
Réception commandes	Réceptionner les MP préparées par la logistique
Notifications	Traiter les alertes liées aux MP introuvables ou non conformes

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Cycle de vie d'une commande

Statuts possibles

Statut	Signification
À traiter	La commande est créée et attend d'être prise en charge par la logistique
En cours	La préparation ou le traitement de la commande est en cours
Terminée	Toutes les matières attendues ont été préparées et vérifiées
Non conforme	Au moins une matière a été déclarée non conforme

Parcours général

Étape	Acteur	Action
1	Fabrication	Sélectionne les OF ou une MP indépendante
2	Fabrication	Valide la commande avec une date de besoin
3	Logistique	Prend la commande en charge
4	Logistique	Prépare les palettes et effectue les contrôles nécessaires
5	Fabrication	Réceptionne les matières premières
6	Fabrication	Effectue la double vérification ou déclare une anomalie
7	Système	Met à jour le statut de la commande

Warning

Une commande peut être annulée uniquement tant qu'elle n'a pas été réellement prise en charge. Dès que la préparation est en cours, l'annulation n'est plus le fonctionnement normal.

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Passer une commande de MP

Figure 3 – Écran de préparation d'une commande M

Accès

1. Ouvrez Gestion des commandes
2. Cliquez sur Passer une commande
3. La page Préparation Commande MP - Fabrication s'affiche

À quoi sert cette page

Cette page permet de créer une commande à partir des OF disponibles. Le système affiche les OF commandables et les matières premières associées.

Les matières premières peuvent être sélectionnées si elles sont disponibles et commandables. Les matières non disponibles ou déjà commandées sont affichées mais ne peuvent pas être sélectionnées.

Conditions pour afficher un OF commandable

Un OF apparaît dans la vue de commande MP uniquement lorsqu'il respecte les règles issues de X3.

Critère X3	Règle appliquée dans Gaia
Statut de l'OF	L'OF doit être ferme
Allocation	L'OF doit être alloué globalement
Type d'OF	L'OF doit être de type RD ou FAB

Info

Un OF commandable est donc un OF ferme, alloué globalement, de type RD ou FAB. Ces conditions permettent d'éviter de commander des MP pour un OF encore instable ou non prêt côté X3.

Règles de commandabilité des MP

Les MP proposées à la commande sont calculées selon la disponibilité réelle, le statut qualité et les réservations déjà existantes.

Règle	Effet dans la vue de commande
Statut A	La MP est commandable si une quantité est disponible
Statut Q, R ou autre	La MP est affichée comme non commandable
Stock absent dans X3	La MP est affichée comme non disponible
Stock déjà commandé	La quantité déjà commandée est réservée pour l'OF concerné
MP déjà en emplacement FAB	Selon la configuration active, elle peut être prise en compte automatiquement ou ignorée dans le calcul de couverture
FEFO	Les lots à péremption la plus proche sont priorisés

Info

Dès qu'une quantité de MP est commandée, elle est réservée dans Gaia pour l'OF concerné. Cette réservation est déduite du stock disponible affiché lors des prochaines commandes afin d'éviter de commander la même quantité deux fois.

Note

Si l'option de prise en compte des MP déjà en Fabrication est activée dans les paramètres, les palettes déjà situées sur un emplacement de type Fabrication sont utilisées en priorité lors de la création de la commande. Elles sont enregistrées comme palettes déjà traitées et auto-validées, puis exclues du travail logistique.

Warning

Si cette option est désactivée, les palettes déjà en Fabrication ne couvrent pas automatiquement le besoin dans le calcul de commande. La commande suit alors uniquement les palettes qui doivent passer par le flux logistique normal.

Synchroniser les données

Bouton	Description
Synchroniser depuis X3	Met à jour la liste des OF et des MP disponibles depuis les données X3

Tip

Cliquez sur Synchroniser depuis X3 si une MP vient d'être ajoutée, déplacée, réservée ou si la liste affichée semble incomplète.

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Sélectionner les OF et les matières premières

La première étape s'appelle Sélection MPs.

Figure 4 – Sélection des OF et des matières premières à commander

Information affichée	Description
OF	Numéro de l'ordre de fabrication
Code MP	Code de la matière première
Désignation	Nom ou description de la matière
Besoin	Quantité nécessaire pour l'OF
Quantité disponible	Quantité disponible à commander
Statut visuel	Indique si la MP est disponible, non disponible ou déjà commandée
Type d'emplacement	Indique si la MP est en zone logistique ou fabrication selon le paramétrage
Lot	Lot proposé pour la commande
Numéro palette	Palette concernée lorsqu'elle est disponible
Quantité sur emplacement	Quantité réellement présente sur l'emplacement affiché

États et statuts des OF

L'état d'un OF indique si toutes les MP de la nomenclature sont prêtes ou déjà couvertes. Le statut indique si une action de commande est possible.

Type d'information	Valeur	Signification
État OF	Complet	Toutes les MP de la nomenclature sont en statut A ou ont déjà été commandées
État OF	Incomplet	Au moins une MP n'est pas en statut A ou n'est pas disponible en stock
Statut OF	À commander	L'OF contient au moins une MP disponible en statut A
Statut OF	Partiel	Aucune MP n'est disponible à commander: MP hors statut A ou absente du stock X3

Tip

Les lignes de MP en statut différent de A ou sans stock disponible sont affichées en rouge afin d'identifier rapidement ce qui bloque l'OF.

Sélection d'une matière

Étape	Action
1	Repérez l'OF concerné
2	Cochez les MP à commander
3	Vérifiez le récapitulatif des OF sélectionnés
4	Cliquez sur Continuer vers la validation

Lorsque vous cochez un OF, toutes les MP disponibles et commandables de cet OF sont sélectionnées automatiquement. Vous pouvez ouvrir le détail de l'OF pour décocher certaines MP et ne commander qu'une partie de la nomenclature.

Chaque OF sélectionné est ajouté dans le récapitulatif affiché en haut de page. Ce tableau apparaît dès que le premier OF est sélectionné.

Boutons utiles

Bouton	Description
Ouvrir Tout	Affiche le détail de tous les OF
Fermer Tout	Replie le détail des OF

Warning

Une MP peut être bloquée si elle n'est pas disponible, si la quantité disponible est nulle ou si elle a déjà été commandée. Dans ce cas, la ligne est affichée comme non disponible et la case ne peut pas être cochée.

!!! warning Limite d'OF par commande Une commande peut contenir au maximum le nombre d'OF défini dans la configuration. La valeur cible est généralement de 6 OF par commande, mais elle reste paramétrable.

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Valider la commande

La deuxième étape s'appelle Validation. Elle permet de confirmer la commande avant l'envoi à la logistique.

Figure 5 – Récapitulatif et validation de la commande M

Champ	Description	Obligatoire
Date	Date à laquelle les MP sont nécessaires	Oui
Heure	Heure souhaitée de mise à disposition	Non
Commande urgente	Indique que la commande doit être priorisée	Non
Message	Commentaire optionnel pour la logistique	Non

Étapes de validation

Étape	Action	Résultat
1	Vérifiez le récapitulatif	Les OF et MP sélectionnés sont affichés
2	Renseignez la date de besoin	La date doit être cohérente avec le besoin
3	Ajoutez une heure si nécessaire	La logistique verra l'horaire demandé
4	Cochez Commande urgente si besoin	La commande est marquée comme prioritaire
5	Cliquez sur Valider la Commande	La commande est créée et envoyée à la logistique

Warning

La date de besoin ne doit pas être dans le passé. Si une heure est indiquée, la date et l'heure doivent correspondre à un besoin futur.

Info

Le numéro de commande est généré automatiquement après validation. Un emplacement de livraison TFAB est également réservé pour la commande.

Info

Au passage de commande, Gaia crée la commande et ses lignes de besoin, mais ne crée pas encore les détails de lignes par palette. Les palettes sont traitées plus tard, lorsque la logistique clique sur Préparer la commande.

Info

Lorsque toutes les MP commandables d'un OF ont été commandées, l'OF disparaît de la page Passer une commande et la commande devient consultable dans Consulter commandes.

Gestion des palettes après création

Après validation, la commande est disponible côté logistique. Les détails de lignes liés aux palettes sont créés ou complétés au démarrage de la préparation logistique, pas au moment où la fabrication passe la commande.

Situation palette	Traitement
Palette déjà en emplacement Fabrication	Elle est créée comme détail auto-validé et traitée au moment de la préparation si l'option de prise en compte est active
Palette hors Fabrication	Elle est créée comme détail à préparer par la logistique au démarrage de la préparation
Besoin couvert par plusieurs palettes	Une ligne de commande est créée par lot, avec un détail par palette
Quantité déjà réservée dans Gaia	Elle est déduite de la quantité disponible avant création

Info

Si une partie du besoin est déjà en Fabrication et que le reste se trouve en zone logistique, Gaia sépare les palettes pendant la préparation : la partie déjà en Fabrication est considérée comme traitée, le solde reste visible pour la préparation logistique.

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Créer une commande MP indépendante

Figure 6 – Écran de commande MP indépendante

Qu'est-ce qu'une MP indépendante

Une MP indépendante est une matière première commandée seule. Elle peut être utilisée pour un besoin ponctuel, un complément ou une situation qui ne passe pas directement par la sélection classique des OF.

Elle peut aussi être utilisée pour commander un surplus de MP non prévu dans l'OF. Dans ce cas, un OF associé peut être renseigné à titre optionnel pour faciliter le suivi.

Accès

1. Ouvrez Gestion des commandes
2. Cliquez sur MP indépendante

Rechercher une matière première

Champ ou action	Description
Code MP	Code de la matière première à rechercher
Rechercher	Affiche les lots et palettes disponibles
OF associé optionnel	Permet d'indiquer un OF pour le suivi si nécessaire

Informations affichées après recherche

Figure 7 – Sélection des lots et palettes pour une MP indépendante

Information	Description
Code MP	Référence de la matière première
Désignation	Nom de la matière
Lot	Lot disponible
Numéro palette	Palette concernée
Emplacement	Emplacement actuel de la palette
Statut	Statut qualité ou disponibilité de la matière
Date de péremption	Date utilisée pour prioriser les lots
Quantité disponible	Quantité pouvant être commandée

Créer la commande

Étape	Action
1	Saisissez le code MP
2	Lancez la recherche
3	Sélectionnez les lots ou palettes à commander
4	Saisissez la quantité à commander pour chaque ligne retenue
5	Enregistrez pour mettre à jour le compteur de quantité totale
6	Indiquez la date de besoin
7	Ajoutez une heure, une urgence ou un message si nécessaire
8	Enregistrez la commande

Tip

Les lots sont présentés pour faciliter le choix selon la disponibilité et la péremption.

Info

Le bouton Tout sélectionner permet de commander la quantité maximale disponible en statut A, à condition qu'elle ne soit pas déjà réservée pour un OF.

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Consulter les commandes

Figure 8 – Liste des commandes de fabrication

Accès

1. Ouvrez Gestion des commandes
2. Cliquez sur Consulter commandes

Informations affichées

Colonne	Description
Numéro de commande	Identifiant unique de la commande
Emplacement	Emplacement TFAB réservé pour la livraison
Date création	Date et heure de création
Créé par	Utilisateur ayant créé la commande
Date besoin	Date demandée par la fabrication
Heure besoin	Heure demandée si elle a été renseignée
Statut	État actuel de la commande
Urgente	Indique si la commande est prioritaire
Action	Accès aux détails ou à l'annulation selon les droits

Filtres disponibles

Filtre	Description
Numéro de commande	Rechercher une commande précise
OF	Rechercher les commandes liées à un OF
Article	Rechercher par matière première
Date début	Afficher les commandes créées ou concernées à partir d'une date
Date fin	Afficher les commandes jusqu'à une date
Statut	Filtrer par À traiter, En cours, Terminée ou Non conforme

Voir le détail d'une commande

Figure 9 – Détail d'une commande de fabrication

1. Cliquez sur le numéro de commande
2. Ou ouvrez le menu Action puis cliquez sur Voir détails
3. Un panneau latéral affiche le détail de la commande

Le détail permet de consulter

• Les OF associés
• Les matières premières commandées
• Les lots
• Les quantités
• Les palettes lorsqu'elles sont disponibles
• L'état général de la commande

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Annuler une commande

Figure 10 – Action d'annulation d'une commande

Accès

1. Allez dans Consulter commandes
2. Repérez la commande
3. Ouvrez le menu Action
4. Cliquez sur Annuler commande

Règle d'annulation

Situation	Annulation possible
Commande encore À traiter	Oui
Commande En cours	Non, sauf traitement spécifique
Commande Terminée	Non
Commande Non conforme	À traiter via le flux d'anomalie

Warning

L'annulation modifie le suivi de la commande. Elle doit être utilisée uniquement si la commande ne doit plus être préparée.

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Réceptionner les commandes côté fabrication

Figure 11 – Écran de réception des matières premières côté fabrication

Accès

1. Ouvrez Gestion des commandes
2. Cliquez sur Réception commandes

À quoi sert cette page

La réception permet à la fabrication de vérifier les matières préparées par la logistique. Les MP sont regroupées par commande, article et lot afin de faciliter le contrôle.

Filtres disponibles

Filtre	Description
Commande	Rechercher par numéro de commande
Code MP	Rechercher par code matière
Lot	Rechercher par lot
Emplacement	Rechercher par emplacement

Informations affichées

Colonne	Description
Commande	Numéro de commande associée
Code MP	Matière première à réceptionner
Désignation	Nom de la matière
Lot	Lot concerné
Quantité totale	Quantité totale regroupée
Emplacement	Emplacement indiqué pour la matière
Double Vérification	Validation de réception côté fabrication
Introuvable	Matière non trouvée côté fabrication
Non conforme	Matière présentant un problème
Statut	Résultat actuel du traitement

Consulter le détail d'une MP

Figure 12 – Détail d'une matière première réceptionnée

1. Cliquez sur la ligne de MP
2. Un panneau de détail s'ouvre
3. Consultez les informations de commande, d'OF, de livraison et d'historique de validation

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Actions de réception fabrication

Double vérification

Utilisez Double Vérification lorsque la matière reçue est correcte et contrôlée.

Résultat
La MP est considérée comme traitée côté fabrication
La progression de la commande est mise à jour
La commande peut passer à Terminée lorsque toutes les MP attendues sont validées

MP introuvable

Utilisez Introuvable lorsque la matière attendue ne peut pas être trouvée côté fabrication.

Résultat
Une notification est créée pour traitement
La fabrication doit choisir une action de résolution
La commande reste à suivre tant que l'anomalie n'est pas résolue

MP non conforme

Utilisez Non conforme lorsqu'une matière présente un problème de qualité, de lot, de quantité ou de conformité.

Figure 13 – Saisie de la raison de non-conformité

Étape	Action
1	Activez l'action Non conforme
2	Une fenêtre de saisie s'ouvre
3	Indiquez la raison de la non-conformité
4	Confirmez l'action

Warning

La raison de non-conformité est obligatoire. Elle permet de comprendre le problème et de traiter correctement la commande.

Info

Lorsqu'une MP est déclarée non conforme, la commande passe dans le suivi des commandes NC.

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Notifications Fabrication

a voir